公文電子交換作業

公文電子交換作業

一、所稱「電子交換」，係指將文件資料透過電腦系統及電信網路，予以傳遞收受者。

二、各機關及機構組織對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」、「機關公文電子交換作業辦法」及相關規定等辦理。

三、公文電子交換系統之沿革：

(一)第一代公文交換:FEP(Front End Processor)前置處理器(自89年7月起~)

(二) 第二代公文交換：公文電子閘道系統(自90年起~)

(三)第三代公文交換：採用XML-Box以點對點方式交換(自93年11月起~迄今)

(四)第四代公文交換：手機簡訊、PDA均將作為訊息傳輸的工具(未來實施)

四、公文電子交換處理機制分為三類：

(一)第一類：屬經由第三者集中處理服務者。

(二)第二類：屬點對點直接電子交換者。

(三)第三類：屬發文時方登載於電子公布欄，並輔以電子郵遞告之，不另行文者。

五、機關及機構組織公文以電子交換行之者，得不蓋用印信、章戳或簽署，並應附加電子簽章；得採由左而右之橫行格式製作。

六、機關(機構)應由文書單位或單位收發負責辦理公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定專人辦理。

七、機關(機構)公文電子交換收發文處理程序如下：

(一)公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。公文電子交換作業

(二) 公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。

(三)機關與機構組織其公文電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互約定，但應採電子認證方式辦理，並得視需要增加其他安全管制措施。