2009/05/27
2009/05/25
公文製作自由軟體套件
本套公文製作自由軟體套件是利用自由軟體OpenOffice.org所提供的巨集功能進行開發加值,使OpenOffice.org軟體運用在公文製作處理作業，讓一般人能簡單容易的進行公文製作處理作業，其優點除了讓各單位能免費使用公文製作套件外，更可藉由公文製作套件的作業了解到OpenOffice.org軟體的各方面功能，節省各單位購置辦公室應用軟體的版權費用。
除了提供免費使用之公文製作環境，本公文製作套件是以OpenOffice.org為基礎的全新辦公室軟體，並且符合行政院頒布的公文直式橫書相關規範，各單位可依據需求再進行修改，新增各類表單，結合單位公文管理資訊系統，達到與機關企業內部系統整合之目的。
此外，我們依據最新公文直式橫書相關規範所開發，具有所見即所得展現功能，使其文件具有下拉式選項功能，方便使用者操作使用。並且可以針對製作的公文，進行匯入匯出直式橫書的標準規範DI檔，對外尚可跨機關、單位，甚至跨民間企業、社團法人進行公文電子交換作業，達到易用、方便、迅速之效果。
2009/05/24
2009/05/19
2009/05/14
研考會：公務員電子識別證7月擴大其他機關試用
研考會：公務員電子識別證7月擴大其他機關試用
文/蘇文彬 (記者) 2009-04-20
研考會指出，採用機關識別證及自然人憑證2合1的公務員電子識別證後，除提昇電子公文簽核安全性外，也提昇行政效率，並降低紙張使用。
去年底由研考會推動的公務員電子識別證，預定7月擴大政府機關試行，包括行政院祕書處、中央印製廠也將試用。
研考會是在去年底首次試辦公務員電子識別證，將原本各政府機關用來識別公關員身份的識別證與內政部推動的自然人憑證功能結合在一起，以2卡合1的便利性提昇政府電子公文簽核效率，並以電子公文替代紙張，達到綠化地球的環保目的。
研考會指出，2證合1有利於政府電子公文的線上安全簽核，同時以研考會為例，內部電子公文簽核比例已達近7成，每年省下約8萬張A4用紙。
除研考會之外，目前研考會下檔案管理局、行政院國家科學委員會及北、中、南三個科學園區管理局都已採用。雖然目前研考會為推動公務員電子識別證，以非強制性方式試行，但研考會高級管理分析師蔡淑瑋表示，7月底包括行政院祕書處、中央印製廠等機關單位也將採用。
對於外界質疑2證合1的公務員電子識別證可能洩露個人資料，研考會認為因結合政府自然人憑證，因此並沒有儲存公務員的個人資料，僅存有姓名、電子郵件及身份證字號後四碼供識別，因此不會有重要的個人資料被竊的風險。
由於公務員電子憑證還是新的應用，蔡淑瑋表示，因此研考會現階段仍以試辦供各單位示範參考，至於外界疑慮個資外洩問題，研考會也會持續與專家、各機關溝通施行。
取材：iThome電子新聞報
行政院預計2009年底完成公文線上簽核
行政院預計2009年底完成公文線上簽核
文/黃彥棻 (記者) 2009-05-11
行政院針對副秘書長以下層級，在今年底優先推動公文線上簽核
行政院副院長邱正雄表示，政府各機關預計在2011年12月31日正式開始實施公文線上簽核，在此之前，行政院資訊室主任趙培因指出，行政院院本部為了以身作則，預計在2009年底就會完成全院線上公文簽核的計畫。
邱正雄指出，行政院著手推動副秘書長以下職位，針對一些不需要進行討論、例行性的公文，可以透過線上簽核的方式完成簽核，以節省資源和提升公文審核效率。 行政院研考會資訊管理處處長何全德表示，行政院帶頭跟各部會以電子公文聯繫，能起示範效果，「目前中央到地方，已經有7成透過電子公文相互聯繫。」他說。
趙培因指出，為了要順利推動公文線上簽核的計畫，以行政院秘書長薛香川為首，行政院副秘書長陳慶財執行，已經針對院本部各工作執掌率先進行工作內容評估，定義出適合採用公文線上簽核的層級與工作型態。
以整個行政院院本部為例，包括正、副院長，正、副秘書長，8名政務委員，下轄16個處室，人數將近300人，「並不是每一個工作執掌，都適合做公文線上簽核的，」趙培因表示，有些公文附件太多、或者需要進一步討論規畫的，較不適合採用線上公文簽核，因此，在整體評估過後，決定以副秘書長以下的16個處室，優先推動公文線上簽核。
趙培因表示，整個行政院院本部除了規定副秘書長以下層級將於2009年底，優先完成公文線上簽核的推動外，線上公文簽核的另外一個限制就是，公文保存年限10年以下的非機密文件。
從檔案管理局出身的趙培因深刻理解到，目前對於許多電子文件的保存、歸檔還有許多技術上的難題有待克服，由於行政院必須確保公文不可否認性與法律效用，在評估技術發展與實務雙重因素下，規定保存年限10年以下的公文，才可以使用線上簽核。
至於多少頁數以內的公文可以做線上簽核，趙培因表示：「這部分將開放給主管們自由裁量，」因為有些公文或許附件很多，但內容並不複雜，還是適合使用公文線上簽核，附件多寡並不是線上簽核使用與否的關鍵。
文⊙黃彥棻
取材：iThome電子新聞報
公文電子交換作業
公文電子交換作業
一、所稱「電子交換」，係指將文件資料透過電腦系統及電信網路，予以傳遞收受者。
二、各機關及機構組織對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」、「機關公文電子交換作業辦法」及相關規定等辦理。
三、公文電子交換系統之沿革：
(一)第一代公文交換:FEP(Front End Processor)前置處理器(自89年7月起~)
(二) 第二代公文交換：公文電子閘道系統(自90年起~)
(三)第三代公文交換：採用XML-Box以點對點方式交換(自93年11月起~迄今)
(四)第四代公文交換：手機簡訊、PDA均將作為訊息傳輸的工具(未來實施)
四、公文電子交換處理機制分為三類：
(一)第一類：屬經由第三者集中處理服務者。
(二)第二類：屬點對點直接電子交換者。
(三)第三類：屬發文時方登載於電子公布欄，並輔以電子郵遞告之，不另行文者。
五、機關及機構組織公文以電子交換行之者，得不蓋用印信、章戳或簽署，並應附加電子簽章；得採由左而右之橫行格式製作。
六、機關(機構)應由文書單位或單位收發負責辦理公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定專人辦理。
七、機關(機構)公文電子交換收發文處理程序如下：
(一)公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。公文電子交換作業
(二) 公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。
(三)機關與機構組織其公文電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互約定，但應採電子認證方式辦理，並得視需要增加其他安全管制措施。
公文橫式書寫數字使用原則
一、為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循。
二、數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。
三、數字用語屬描述性用語、專有名詞(如地名、書名、人名、店名、頭銜等)、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字(一、二、三...)。
四、數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。
2009/05/13
文書流程的管理
一、文書流程管理乃機關(機構)組織所屬人員共同之職責，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理時效及品質。
二、建立文書流程管理制度，指定單位或指派專人負責研訂文書流程管理作業及獎懲等相關規定，以作為文書單位、業務單位及專責管制單位執行之依據。
三、公文依規定時效處理，不得延誤或積壓，公文處理時限說明如下：
(一)普通件：不超過6天
(二)速件：不超過3天文書流程的管理
(三)最速件：隨到隨辦
(四)機密案件：一般用黃色公文夾，必須親自持會辦。
(五)來文訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。
(六)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件，其處理時限，各單位得視事實需要自行訂定。
四、各級單位主管對所屬承辦之公文，應隨時檢查有無逾期之情事，予以督催，本身尤應注意公文品質及處理時限之遵守，若疏於督催致有貽誤時，應負共同責任。
五、公文處理時效，應定期檢討分析，簽報機關(機構)主管核閱，並視需要對重大或逾期案件，進行調卷分析。
六、機關(機構)得研訂文書流程管理稽核計畫，辦理定期或不定期檢核，依據檢核結果，確實檢討改進，並辦理獎懲。
如何擬寫公文稿
一、公文程式之類別如下：
(一)令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。
(二)呈：對總統有所呈請或報告時使用。
(三)咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。
(四)函：各機關公文往復，或人民(團體)與機關間之申請與答復時使用。
(五)公告：各機關對公眾或特定之對象有所宣布時使用，一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作。
(六)其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：書函、開會通知單、簽、箋函、聘書等。
二、公文之書寫及辦理方式：
(一)文書製作應採由左至右之橫行格式。
(二)公文製作一般原則：文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條『簡、淺、明、確』之要求，並加具標點符號，字體一般用標楷體，不加粗。
(三)最常用的公文有：簽呈、函稿、公告等，說明如下：
1.簽呈分三段：主旨、說明、擬辦。 函稿分二段：主旨、說明。公告分三段：主旨、依據、公告事項(或說明)。如何擬寫公文稿
2.主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。
3.說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述時，加以說明。 (1)緣起(依據法令、裁示、年度工作計畫、前簽、會議決議等)。 (2)經過(協調)。 (3)處理說明(擬案)。 (4 )分析、比較：文字、附件。
4.擬辦(辦法)：具體明確。(簽稿才有)如何擬寫公文稿
5.公文用語規定如下： (1)期望及目的用語：「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「辦理見復」、「照辦」、「轉行照辦」等。 (2)有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 (3)對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。 (4)行文數機關或單位，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。 (5)對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 (6)對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。如何擬寫公文稿
(四)凡擬辦公文，一般分為三種：先簽後稿、簽稿並陳、以稿代簽。 1.先簽後稿：制定(修正、廢止)法令、重大決策或興革、會商未獲結論及其他必須先行簽請核定之案件。 2.簽稿並陳：文稿內容須酌加說明或須限時辦發不及先行請示等案件。 3.以稿代簽：一般案情簡單或例行承轉之案件。
(五)一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。如何擬寫公文稿
(六)擬稿注意事項如下：
1.避免過多的贅敬語，如：「敬」請 核示、「恭」請 鈞裁。
2.遣詞用句，要「簡淺明確」，不可模稜兩可。
3.擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。
4.字跡力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。如何擬寫公文稿
5.承辦人員應於公文稿中敘明聯絡人及聯絡方式。
6.文稿有1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。
7.附件請檢點清楚，隨稿附送。附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、…。
文書處理之基本認識與概念
文書處理之基本認識與概念
- 所謂「文書」，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民(團體)往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。
- 所謂「文書處理」，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟：(一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。(二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。(三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。(四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。(五)檔案管理：點收、立案、編目、立卷、保管、檢調、銷毀。
2009/05/02
您不可不知的<豬流感>資訊
Q：何謂豬流感？ A：A型流感病毒H1N1，墨西哥大流行為變種病毒，同時帶有豬流感、禽流感和人流感的基因，秋冬是它的好發季節，但全年都會傳染。 Q：豬流感有何症狀？ A：感染到豬流感，症狀跟感冒非常類似，會發燒到38.5度以上，咳嗽、喉嚨痛，肌肉、關節和骨頭痠痛、疲勞的情況，還有流鼻水、胸腹疼痛，最後會出現嚴重的肺炎。 Q：豬流感跟一般流感症狀有什麼不一樣？ A：單從症狀難以分辨，兩者都有發燒、咳嗽、喉嚨痛、打噴嚏、全身痠痛等症狀，但豬流感的腸胃道症狀比較明顯，會有腹瀉症狀。 Q：豬流感會不會人傳人？ A：會。主要透過咳嗽、打噴嚏飛沫傳染。 Q：不接觸疑似流感症狀患者，就不會感染？ A：因豬流感患者在發病前一天到發病後七天都有傳染力，旁人仍可能在無症狀下遭感染。 Q：如何預防豬流感感染？ A：加強手部及呼吸道衛生，避免接觸疑似病患，避免到人多的地方，不要跟他人一起吃一盤食物或一杯飲料，避免握手、親吻，最好常洗手。此外，自美、墨返國旅客，若有發燒、咳嗽、打噴嚏、全身痠痛及腹瀉等症狀，要儘早就醫，並告知旅遊史。 Q：預防豬流感，打現有流感疫苗有用嗎？ A：因病毒株已突變，保護力有限。提升免疫力、加強手部及呼吸道衛生更重要。 Q：豬流感有沒有藥可醫？ A：豬流感對舊的抗病毒藥物已有抗藥性，但因對新抗病毒藥物（克流感及瑞樂沙）尚未出現抗藥性，目前毋需擔心沒藥可醫。 Q：吃豬肉有沒有關係？ A：豬肉只要煮熟，就能殺死病原菌。 Q：近日將前往美、墨的民眾，若有緊急諮詢需要，可撥打旅外國人緊急服務專線，有專人提供服務。 A：旅外國人緊急服務專線：0800-085-095或市話直撥1922。
資料來源：衛生署疾病管制局 整理：臺北縣政府衛生局 |
